תהליך ביקורת עומק

08:00 בבוקר. אתה פותח את המייל שלך ומגלה מייל ממשרד רואי חשבון לא מוכר.

הנושא: ביקורת עומק בעמותה שלך.

למיל מצורפת רשימת דרישות אינסופית שעליך להעביר אליו תוך פרק זמן קצוב.

מה עכשיו, מאיפה מתחילים?

בואו נעשה סדר בדברים – אחד אחד.

השלב הראשון במהלך הביקורת הוא איסוף נתונים ע"י הבודק. בשלב זה תצטרכו להעביר אליו את מסמכים ונתונים – להלן העיקריים:

העתק דוחות כספיים של העמותה של מספר שנים (3-4 בדרך כלל)

קבצים מתוכנת הנהלת החשבונות

דוחות תקציב מול ביצוע

רשימת עובדים ותפקידם בעמותה

דוח רציפות קבלות

דוח תשלומים לקופות פנסיה של העובדים

פרוטוקולים שונים של הועד המנהל

ועוד…

לאחר שמעבירים להם את כל הנתונים שנדרשו (כדאי לעשות זאת בצורה מסודרת בקלסר, עם הסברים מפורטים כמה שיותר) נערכת על ידם בדיקה האורכת מספר שבועות. במהלך התקופה תתבקשו לתת הסברים, פרוטים נוספים ודוחות נוספים – לפי ממצאים שיתגלו במהלך הביקורת שלהם.

בנוסף, הם יבקשו להגיע לביקורת במשרדי העמותה. לא להבהל, זה ביקור שיגרתי שהם חייבים לערוך "למען הפרוטוקול". בביקור זה הם ישאלו אתכם כמה שאלות על אופן הניהול, על העובדים, יבקשו לראות קבלות שהוצאתם על תקבולים, ירצו לראות היכן אתם מאחסנים את התקבולים ועוד.

לאחר כל התהליך הזה הם יכתבו את דוח הביקורת שלכם ויעבירו אותו לעיון רשם העמותות. לאחר שרשם העמותות יבדוק את הדוח ויתן את הערותיו לבודק, הבודק יעבירו אליכם למתן תגובה לממצאים.

את התגובה שלכם רצוי לרשום בפירוט ובגיבוי מסמכים מאמתים. לאחר קבלת התגובה יוציא הבודק דוח סופי שיועבר לרשם העמותות. בכך תם תפקידו של הבודק ו"המושכות" עוברות לידיו של רשם העמותות.

רשם העמותות יבדוק את ממצאי הדוח ומסקנותיו ויקבל החלטה בדבר נקיטת פעולות על פי סמכויותיו. לרוב הממצאים הינם ברי תיקון ותתבקשו על ידי הרשם לתקנם לאלתר. לעיתים, במקרים חמורים ימליץ הרשם על פירוק העמותה או יבקש מהעמותה לבצע תוכנית הבראה בפיקוחו.

שיהיה בהצלחה וזכרו תמיד – הביקורת טובה גם לעמותה, כך תדעו מה הנכם עושים לא כשורה ומה ניתן לשפר.